La documentación en el área de los recursos humanos es necesaria para conocer los recursos disponibles, actualizar técnicas y estrategias así como lograr un entorno de trabajo saludable. Para Desantes y López, este proceso nos facilita las fuentes de información necesarias para obtener nuevo conocimiento científico.

Se trata de la actividad que se ocupa de la colecta y análisis de documentos científicos y otras fuentes de conocimientos nuevos, del almacenamiento de la información en ellos contenida y de la repercusión y difusión de la misma a fin de que alcance rápida y eficazmente a quien pueda utilizarla, señala Amat.

El acceso a esta información, sin embargo, exige un cuidadoso proceso de búsqueda en bases de datos. Éstas pueden ser de dos tipos: referenciales, que proporcionan sólo las referencias de la fuente de la información: Psycinfo y Isi Web of Knowledge; o primarias, que contienen la información íntegra, los documentos primarios: CSIC.

Para gestionar bases de datos con éxito es fundamental tener en cuenta los criterios siguientes:

  • Elaborar un perfil de búsqueda que se ajuste lo más posible a nuestros intereses o necesidades y que permita la obtención del máximo número de documentos posible.
  • Determinar palabras clave. Por ejemplo: recursos humanos, salud.
  • Aplicar nexos de unión entre las palabras clave. La relación entre éstas ha de seguir la lógica booleana:
    • Si usamos AND (Y) obtendremos registros que contengan ambos términos.
    • Si usamos OR (O) recuperaremos documentos que contengan cualquiera de los dos.
    • Si usamos NOT (NO) tendremos documentos que contengan uno de los términos y no el otro.

¡Recordad! Cuando más específica sea la petición de información, más eficaz resultará la búsqueda.